6.1.- CIRCUITOS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEFINICION DEL SISTEMA INFORMATIVO.
Informática y Ofimática. La definición del sistema informativo consiste en identificar todas las informaciones que son necesarias para la toma de decisiones en la empresa, tanto en el ámbito general como en cada uno de los procesos que realizan los diferentes departamentos. Este proceso de identificación de informaciones se puede hacer de dos maneras:
- Hablando con los responsables de las distintas áreas: lo normal es reunirse con los responsables de los distintos departamentos para que nos describan las tareas administrativas y los procesos productivos, o relacionados con la producción, de sus respectivas áreas. Es un procedimiento sencillo, pero tiene el problema de que los responsables tienden a transmitir los problemas de su trabajo y no las informaciones que necesitarían para realizarlo con eficacia.
- Siguiendo la secuencia del proceso productivo: con este sistema, lo que se hace es efectuar un recorrido por todos los departamentos de la empresa tomando nota de cada una de las operaciones que se realizan en ellos (operaciones relacionadas con el proceso de producción y su reflejo administrativo). El inconveniente principal de este sistema es que es un procedimiento complejo, especialmente en empresas de producción de nivel tecnológico medio-alto.
Normalmente, lo ideal es una combinación de ambos métodos, dando más importancia a uno u otro según sea el tipo de empresa, la capacidad de los responsables de cada área y nuestra capacidad para comprender y asimilar todo el proceso. Una vez enumeradas e identificadas las informaciones, procederemos a eliminar aquellas que se encuentren duplicadas y, a continuación, las agruparemos por naturaleza (informaciones de compras, de producción, de ventas, etc.). Este paso del proceso es muy importante ya que permite establecer qué informaciones son necesarias (documentos y contenido de los mismos).
El siguiente paso consiste en identificar las características particulares de las informaciones. Para ello analizaremos:
- La rapidez de respuesta: es decir, si la elaboración de la información se ha de hacer de forma inmediata o no.
- El tipo de soporte para la información: hay que ver si la información se desea guardar de forma permanente o si, por el contrario, se puede destruir.
- La cantidad de datos a tratar: se debe evaluar el número de datos que se van a manejar para generar dichas informaciones.
- La complejidad en el procedimiento de obtención: no es lo mismo tomar los datos de una fuente única que combinarlos de fuentes diversas.
- Los distintos destinos dentro de la empresa: consiste en averiguar que informaciones deben ir a cada departamento de la empresa, la frecuencia y el número de las mismas.
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DEFINICION DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA INFORMATIVO.
Vamos a tratar de definir el tipo de sistema informativo que necesita la empresa. Actualmente, informática y ofimática son apoyos necesarios para hacerlo. Dicho sistema puede ser manual o mecanizado. Hoy en día, lo más normal es apoyarnos en el uso de un ordenador y de los programas correspondientes. Si se debe tener en cuenta que no todas las áreas de la empresa tienen que estar mecanizadas. Si los condicionantes del punto anterior no son muy representativos, no será necesario recurrir a elementos mecánicos para el tratamiento de la información. Esto suele ocurrir en empresas de bajo nivel tecnológico y/o de escaso volumen de negocio.
NOTA: Generalmente, cuanto mayor es el volumen de datos a tratar, mayor será la importancia del tratamiento mecanizado de la información. A pesar de todo, NUNCA, el tratamiento automático excluye la necesidad de generar ciertas informaciones de forma manual.
BOCETO DE LA SOLUCION ADOPTADA
Consiste en la realización de un prototipo de cómo vamos a llevar, a la práctica, la solución al sistema informativo. Este boceto o prototipo debe ser de tipo gráfico pues debe servir para explicar, a los responsables de las distintas áreas, la solución que se ha adoptado. En este boceto se deben considerar las siguientes alternativas:
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